Comandas que desaparecen, mesas que esperan, una caja que no cuadra… Situaciones mucho más terroríficas que cualquier película de miedo (o casi). Y si trabajas en hostelería, probablemente hayas vivido alguna.
Se acerca Halloween y, con él, un fin de semana que puede ser especialmente intenso para muchos negocios de restauración. Entre fiestas, cenas de grupos, eventos y tradiciones como la Castanyada en Cataluña, algunos locales tendrán mucha más afluencia de lo habitual.
Una noticia genial para hacer caja, pero una prueba de fuego para la organización.
Porque hay algo que cualquier hostelero sabe: tener el restaurante lleno es fantástico, siempre que puedas gestionarlo sin incidentes. Y, aunque no podemos evitar todos los imprevistos, muchos de los problemas que aparecen en mitad de un servicio pueden prevenirse.
1. La comanda fantasma: «¡Pero si yo ya lo había pedido!»
Son las 21:30 h y el restaurante está lleno.
En la mesa 8 llevan esperando su segundo plato demasiado tiempo. El camarero está convencido de haber enviado la comanda, pero en cocina aseguran que nunca la han recibido.
Nadie sabe qué ha pasado, pero el cliente sigue esperando y empieza a enfadarse.
¿Cómo evitarlo?
La comunicación entre sala y cocina debe ser clara, ágil y fácil de comprobar.
Trabajar con un sistema de comandas bien organizado, establecer un circuito de confirmación de pedidos y asegurarse de que todo el equipo conoce el procedimiento puede reducir errores y malentendidos.
Porque en estos momentos, depender de la memoria no es precisamente el mejor plan.
2. El ataque de las cuentas divididas
Llega el momento de cobrar, y una mesa de 12 personas pide la cuenta. Hasta aquí, todo bien.
Pero entonces el contable del grupo dice:
«Nos cobras por separado, ¿verdad? Yo he tomado dos cervezas y hemos compartido unas bravas».
Y entonces empiezas a sudar.
¿Cómo evitarlo?
Antes de estos días de más intensidad, comprueba que el equipo se maneja con las diferentes formas de pago, las cuentas compartidas y las posibles modificaciones de tickets.
También es importante revisar cómo está organizado el proceso de cobro y qué opciones te permite el software que tienes instalado.
Un cobro que se complica no solo afecta a esa mesa; también puede retrasar a los siguientes clientes.
3. El camarero nuevo y el misterio de los mil botones
Necesitas más personal, y decides contratar un camarero nuevo.
Es su primer día, y la cafetería se empieza a llenar, los compañeros no tienen tiempo para explicarle nada y necesita encontrar un producto entre decenas de botones.
Mientras tanto, el cliente observa cómo busca desesperadamente dónde marcar un café con leche.
¿Cómo evitarlo?
Que el software del TPV sea fácil de usar e intuitivo no es ninguna tontería.
Una interfaz organizada, con departamentos claros, productos fáciles de localizar y procesos sencillos puede facilitar el aprendizaje de las nuevas incorporaciones y reducir las dudas durante el servicio.
Aún así, también es importante preparar al personal. Antes de unos días intensos, dedica unos minutos a repasar las acciones más habituales: abrir una mesa, modificar un pedido, cobrar, corregir un error y cerrar una cuenta.
El mejor momento para aprender a utilizar un TPV no es cuando tienes diez clientes esperando.
4. La desaparición del producto estrella
Estás en medio del servicio y el plato más solicitado del restaurante acaba de agotarse sin previo aviso (y por una mala organización del stock).
Los camareros continúan ofreciéndolo y cocina tiene que avisar, una y otra vez, de que ya no queda.
¿Cómo evitarlo?
Revisar las ventas de los días anteriores puede ayudarte a estimar qué productos tendrán mayor demanda.
Antes del servicio, comprueba las existencias, identifica los productos críticos y asegúrate de que el personal de sala conoce cualquier cambio de disponibilidad.
Si tu sistema de gestión tiene herramientas de análisis de ventas o control de existencias, aprovecha esa información para tomar decisiones con un mejor criterio.
Es mejor aprovechar la información que ya tienes sobre tu negocio que intentar adivinar el futuro.
5. El TPV que decide darte un susto
Lleva todo funcionando bien durante todo el día,hasta que de repente: “¡pum!”.
Una impresora no responde, se pierde la conexión o un comandero empieza a funcionar de forma inesperada…
El problema no es solo que algo haya fallado; es descubrir, en pleno servicio, que nadie sabe qué hacer para arreglarlo.
¿Cómo evitarlo?
Antes de un fin de semana de mucho trabajo:
- Comprueba el funcionamiento de los equipos y las impresoras (muchas veces solo estaban desenchufadas).
- Revisa las conexiones y los dispositivos de cobro.
- Verifica que el personal sabe qué hacer cuando hay una incidencia.
- Ten a mano el contacto del servicio técnico.
- Consulta con tu distribuidor qué alternativas permite tu instalación para poder seguir trabajando.
La tecnología debe ayudar al negocio, pero también necesita una correcta configuración y mantenimiento, y aquí es donde contar con un distribuidor que conozca tu instalación puede marcar una diferencia importante.
6. El cierre de caja: el último susto de la noche
El servicio ha terminado y los últimos clientes se marchan. Parece que, por fin, llega la tranquilidad.
Hasta que toca cerrar caja.
Los importes no coinciden, hay tickets apartados y nadie se acuerda exactamente qué pasó con una devolución al principio del turno.
¿Cómo evitarlo?
No esperes a que aparezca un descuadre para establecer un procedimiento.
Define quién es responsable de cada caja, cómo se registran las operaciones especiales y qué comprobaciones deben hacerse al finalizar el turno.
Disponer de información clara sobre ventas, formas de pago y movimientos de caja facilita la revisión y permite detectar posibles errores.
Después de una jornada intensa, lo último que necesita el equipo es que el cierre se alargue intentando reconstruir lo que ha podido pasar.
7. El verdadero terror: descubrir que podrías haberlo evitado
La mayoría de estos problemas no son exclusivos de Halloween; ocurren cualquier viernes, durante una campaña de Navidad o en un fin de semana de verano con la terraza llena.
Y, aunque cada negocio tiene sus particularidades, muchos comparten un mismo desafío: conseguir que las personas, los procesos y la tecnología trabajen de forma coordinada.
Un buen sistema de gestión no sustituye la experiencia de un camarero, la organización del responsable ni el criterio del propietario.
Pero sí puede ayudar a que todos trabajen con menos complicaciones.
En BDP llevamos años desarrollando soluciones tecnológicas para negocios de hostelería y comercio, con el objetivo de facilitar la gestión diaria.
Junto a nuestra red de distribuidores, trabajamos para que cada negocio pueda contar con las herramientas y el acompañamiento adaptados a sus necesidades.
Porque Halloween dura una noche, pero tu negocio tiene que funcionar bien todos los días.
¿Tu negocio está preparado para los días de máxima actividad?
Si crees que tu sistema actual podría mejorar, contáctanos o habla con tu distribuidor BDP y descubre qué soluciones se adaptan mejor a tu forma de trabajar.
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